Ley 39/2015 Gestión Documental
Con muchísima frecuencia, me encuentro a compañeros que trabajan del siguiente modo:
1º. Elaboran un documento en Word y lo graban como PDF.
2º. Suben dicho documento al programa de envío a firmas del órgano competente.
3º. Ese archivo firmado es el que envían a los interesados y conservan en el expediente electrónico.
Ley 39/2015 Gestión Documental
La operativa antes citada, no es del todo correcta, y digo, “no es del todo”, por no decir directamente que hacer eso y no hacer nada, es lo mismo.
Hay una cosa que debemos tener clara, y es que el procedimiento descrito anteriormente, lo que obtenemos es un PDF firmado, pero no un Documento Administrativo electrónico.
¿En qué se diferencian?
Pues bien, el PDF firmado es el documento que he descrito al principio, pero un documento público administrativo, además de poseer las firmas electrónicas necesarias, deberá contener los metadatos necesarios para su identificación.
Ley 39/2015 Gestión Documental: METADATOS
¿y qué es esto de los Metadatos?
Podemos entender que los Metadatos, son datos sobre los datos, o si se prefiere, un “resumen” de los datos.
Metadatar correctamente el documento es esencial por diversos motivos, entre los que destacamos:
- Permiten la indexación, identificación y recuperación de los documentos.
- Generar un hash único para ese documento.
- Posibilitan su almacenamiento y su tratamiento posterior.
Y podría continuar con las ventajas de metadatar los documentos.
Veamos la siguiente imagen:
Esta imagen se corresponde con un programa de generación de archivos ENI cualquiera.
En ella se ve como estamos generando un auténtico documento administrativo electrónico.
Como podéis ver en la foto, tendríamos que cargar el PDF firmado que hacemos siempre y comenzar a introducir datos:
- Identificador del documento
- Identificador del procedimiento
- Código DIR3 del órgano que posee el documento.
- Quién ha emitido el documento.
- Tipos de firmas que posee.
- Otros que se consideren oportunos.
Con ello lo que hago es encapsular el PDF firmado con una serie de datos, que permitirán:
Su correcta indización y posterior búsqueda entre millones de documentos.
La posibilidad de ser enviado a otros órganos o Administraciones o al Archivo Electrónico ( Interoperabilidad)
Generar su hash (“huella digital”), que permita su envío a través de repositorios en la nube.
Ley 39/2015 Gestión Documental: Conclusión
Llevamos poco tiempo de implantación de la ley 39/2015, a muchos funcionarios, abogados, gestores y usuarios, muchas de estas cuestiones nos vienen muy grandes porque son cuestiones informáticas.
Con el paso de los años, todos iremos aprendiendo, los programas informáticos se mejorarán y trabajaremos debidamente.
Hasta entonces, lo que hacemos es dar por válido esos PDF electrónicos o cualquier cosa.
Pero para un opositor, esto no debe ser pasado por alto, y ha de saber distinguir, que la gestión documental de la administración, persigue eliminar los miles de kilómetros de estanterías de archivos y eliminar el papel.
Es por eso, que una correcta gestión documental, hará que tanto documento no se pierda y se conserve con todas las garantías.
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